El poder las listas

Hace varios años, durante un viaje de trabajo, llegué a la ciudad de Buenos Aires la víspera del inicio de una actividad académica, tan solo para descubrir, al vaciar la maleta en el hotel, que había olvidado empacar ropa interior... Y puesto que en esos tiempos las tiendas no abrían los domingos, baste con decir que tuve que recurrir a una “solución creativa” para sortear el problema mientras lograba comprar algo.

Ese día me dije que no volvería a pasar nunca más por semejante congoja, para lo cual decidí que iba a preparar y guardar una lista de las cosas que no querría volver a olvidar en otros paseos o viajes futuros.

Así comenzó mi afición por las checklists o “listas de control”. La de preparativos de viaje que comencé aquella vez, y que al inicio contenía solo unas cuantas cosas básicas, ha ido creciendo y hoy es prácticamente un tratado de todo lo que podría necesitar o querer hacer antes, durante y después de cualquier tipo de recorrido, dentro o fuera del país.

La mantengo en una aplicación digital, así es que cada vez que voy a salir, creo una copia específica para ese viaje y a partir de allí comienzo metódicamente a realizar e ir tachando cada una de las acciones necesarias para así asegurarme de no olvidar nada y que todo salga bien de principio a fin.

Podrían ustedes estar pensando que todo esto raya en lo obsesivo, y hasta cierto punto tendrían razón, porque el incidente de la ropa interior suena como algo menor o cómico, y seguramente lo es. Pero imaginen por un momento un escenario muy distinto, en el que lo que quedó olvidado fue, por ejemplo, un medicamento imprescindible y que no sea posible adquirir en el lugar de destino o bien algún documento del cual dependía el negocio que era el objetivo del viaje. En esos casos, la cosa deja de ser graciosa y puede convertirse en muy, muy seria.

Herramienta. Crear una lista de control pareciera, a primera vista, algo que uno no necesitaría hacer con frecuencia. Pero la verdad es que están en todas partes y se utilizan para las tareas más básicas, como preparar un platillo de cocina o ir de compras al supermercado, hasta para las más complejas, como completar una fusión corporativa o lanzar un satélite al espacio.

Son una herramienta de eficiencia, productividad y seguridad tan importante que se han escrito numerosos libros y manuales sobre sus virtudes. Entre ellos y por citar solo uno, destaca The Checklist Manifesto (El efecto checklist), por el médico estadounidense Atul Gawande (primera edición 2009).

Las listas de control procuran, en esencia, ayudar a evitar los errores que son propios de nuestra humana falibilidad. Nuestros cerebros, por asombrosos que sean, no son capaces de garantizar que, ante un problema determinado, podamos recordar y efectuar todas las acciones necesarias para enfrentarlo y resolverlo de la manera más eficaz porque estamos inevitablemente expuestos a olvidos y omisiones, que pueden traer graves consecuencias.

La energía mental no es un recurso ilimitado. La necesidad de estar tomando constantes decisiones puede llevar a experimentar lo que se conoce como “fatiga de decisión”, sobre todo al final del día. Las listas de control ayudan a hacer más e?ciente el uso de esa energía, ahorrando tiempo en la toma de decisiones repetitivas o bajo condiciones de presión o estrés; por ejemplo, cuando está por vencer un plazo o se presenta alguna emergencia.

Protocolo. Una lista de control es una enumeración completa de los elementos o insumos necesarios para tratar de asegurar un resultado determinado. Cuando esos elementos aparezcan ordenados y deban ser cumplidos secuencialmente, la lista se convierte en un “protocolo” o –como también se les conoce en el mundo organizacional un “procedimiento operativo estándar”.

Piensen en los chequeos que llevan a cabo los pilotos de un avión antes de despegar o en los que hacen los equipos médicos antes y después de una cirugía, de los que podrían depender la vida del paciente.

Pero, además, una lista es un repositorio de conocimiento adquirido (know-how). En este sentido, mi lista de viajes y paseos ha ido creciendo a medida que sucesivas experiencias me han llevado a ir aumentándola y refinando. En las diversas organizaciones, facilitan el aprendizaje de las personas de nuevo ingreso y aseguran que no se pierda el conocimiento de las que se van.

Ya sea en papel y lápiz, o bien por medio de las muchas aplicaciones que existen para computadora o dispositivos móviles, la práctica de ir creando y mejorando listas personales sin duda le puede ayudar a aumentar la e?ciencia de las diversas tareas